Журнал

Тайм-менеджмент и как все успеть

21.12.2022

Статья вам будет полезна, если вы ловите себя на таких вещах как:

  • постоянно и резко переключаетесь между разными задачами
  • растягиваете сроки выполнения
  • ощущаете, что упустили какое-то дело
  • сколько бы задач не решали, а конца им не видите
  • нет удовлетворенности проделанной работой
  • отдых вечерний и на выходных — роскошь.

Статья не претендует на волшебный инструмент решения всех этих проблем, может даже кому-то и вовсе не подойдет. Но некоторые практики могут быть очень полезны.

В статье я привожу в основном свой личный опыт ведения задач, который сформировался на основе своих наблюдений и не без помощи таких книг как:

  • М. Дорофеев «Джедайские техники»
  • А. Рыжина «Digital минимализм».

Кто планирует задачи и кто их выполняет — разные люди

Думаю, у многих бывало такое, что когда вы строите планы на следующий день, то уверены, что можете решить какую-то сложную задачу. Но в итогу сделана куча мелких задач, а важная оказывается сдвинутой на следующий день. А потом на следующий и так далее. Кажется, что планирует задачи кто-то очень мотивированный и ответственный, а вот выполняет лентяй, который с удовольствием решит задачу попроще вместо важной.

Давайте назовем две версии себя разными именами. Тот кто планирует — менеджер, кто выполняет — работник. Задача хорошего менеджера сделать так, чтобы рабочий в любой момент времени знал, что конкретно он должен делать, и чтобы задача была сформулирована максимально четко и детально. Работник же должен думать только о задаче, ему не нужно знать как устроен поток задач, зачем он это делает и что будет дальше, он занят задачей. И чем более проработанной и понятной она будет, тем меньше он будет прокрастинировать ее выполнение. Остается вопрос: когда быть менеджером, а когда работником?

Вспомним в общих чертах методологию Agile, а именно Scrum (многие детали опустим):

  • есть общий бэклог задач, куда сваливаются все новые задачи и выстраиваются в порядке приоритета
  • на планировании спринта берется по порядку выборка задач, которую реально решить за срок спринта и прорабатывается более детально, устраняя все вопросы
  • в ходе спринта просто выполняются задачи
  • в конце спринта подводим итоги и несделанные задачи переносим в следующий.

Можем ли мы это применить для своих задач? конечно!

Давайте длительность спринта урежем до одного дня. Планирование нового и подведение итогов предыдущего совместим в одно действие и поставим на утро самым первым делом (кому-то вечер удобнее).

То есть в начале дня, включаем менеджера, берем список всех дел, расставляем в порядке важности, выбираем набор тех, что мы делаем сегодня и далее прорабатываем их так, чтобы работник, которым мы будем в течение оставшегося дня с ними справился, не тратя силы на менеджерскую работу.

Далее включается работник, у которого на руках фиксированный и проработанный список задач (если возникают новые задачи в течение дня, то они идут в бэклог для менеджера), и по порядку выполняет эти задачи.

Остается вопрос с наполнением бэклога, и как же так проработать задачи, чтобы их выполнение не хотелось постоянно оттягивать? Об этом поговорим дальше.

Правильно сформулированная задача — почти решена

Удивительно, но от того, с какой формулировкой вы записали задачу, непосредственно зависит то, как долго вы ее будете выполнять, а если точнее: откладывать.

Разберем простой пример. Допустим, вы решили заняться своими зубами и записали в список задач: «заняться зубами». Вроде понятная формулировка. Однако давайте представим теперь ее в списке дел на день. Допустим, он будет таким:

  • Помыть посуду
  • Выкинуть мусор
  • Скачать сериал
  • Заняться зубами

Какова вероятность, что вы займётесь зубами сегодня ? Практически нулевая. Ведь среди понятных задач, которые мы уже мысленно знаем, как их будем выполнять, последняя выглядит очень неопределенной, а человек боится таких задач, ведь ему кажется, что на ее выполнение уйдёт слишком много времени и сил.

Но давайте попробуем другой подход. Предлагаю немного поработать нашему менеджеру, который планирует дела на день.

Ему нужно понять, что мы будем делать в первую очередь, решая эту задачу (не обязательно полный план составлять). Первым шагом будет: «найти на картах ближайшую стоматологию с хорошим рейтингом». И если возникает внутри ощущение, что вы можете пойти и прямо сейчас сделать задачу, то мы на верном пути. Такие большие задачи из нескольких этапов можно называть «проекты».

Вообще любые задачи, даже из одного этапа, стоит называть именно так, чтобы сразу, оглядывая ее быстрым взглядом, видеть, что именно нужно сделать, и не было бы желания отодвинуть ее в конец. Например задача  «встретиться с Андреем» — слишком абстрактная. А вот «спросить у Андрея удобное время встречи» куда более конкретная и понятная.

Игра в прятки с задачами

Самая частая и, наверное, главная проблема задач — наличие разных источников. Сложно вести единый бэклог, когда часть задач в календаре, другая часть в jira, в голове и т. д.

Очень важно определить все источники поступающих задач, или так называемые «инбоксы». Это не такая очевидно, как кажется. Ведь помимо очевидных инбоксов есть и такие: заметки в телефоне, чат с начальником, физический почтовый ящик (да, есть некоторые дела, которые зарождаются именно там, например: штраф или квитанция за квартиру). Ну и конечно самый главный и сложный инбокс: голова.

Для начала было бы неплохо составить список таких инбоксов, чтобы начать планирование дня с их проверки и очистки.

Однако забирать задачи из головы намного сложнее. Тут как минимум 2 проблемы:

  1. часть дел мы уже забыли
  2. часть не воспринимаем как задачи.

Первая проблема решается. В книге Дорофеева даже приведена специальная схема ассоциаций для того, чтобы достать максимум информации из головы. На самом деле схема работает не только для задач, но и для любой информации, которая находится в голове, а вы ее хотите выгрузить и записать. Ведь это правильная практика: периодически выгружать информацию из своей головы, так как она должна быть ясной для продуктивной работы. Я, например часто прокручиваю в голове информацию, которую никуда не записал, так как подсознательно уверен, что так я ее точно не забуду — это отвлекает. После того, как запишу ее, мысли о ней исчезают, и я снова сосредоточен на работе.

Если вам лень постоянно чистить инбоксы по списку, то есть вариант настроить уведомления во всех цифровых сервисах на один почтовый ящик и разбирать только его (конечно перед этим его стоит очистить от спама и мусора). В общем-то сам почтовый ящик многие и используют как бэклог, складывая дела на сегодня в специальную отдельную папку. Однако не везде есть возможность вручную редактировать порядок писем — а без этого нельзя выстроить порядок важности задач.

Приоритеты, списки, типы и прочие разделения задач

Иногда возникает желание разделить задачи на различные категории:

  • приоритеты (низкий, средний, важно, очень важно, важнее всех предыдущих)
  • тип задач (работа, личное, семья)
  • и прочие

Более того многие ведут личные и рабочие задачи в разных списках.

По итогу, все эти категории и разделения нас только запутывают и мешают при планировании задач. Список должен быть только один для всех задач. Если вы заведете второй, то в лучшем случае будет пользоваться только одним из них или вообще никаким. Приоритеты задачам задаются не выдуманными категориями, а их порядком в бэклоге: если задачу нужно выполнить раньше другой, то она стоит в списке выше нее. Да, может быть и такое, что менее важная важная задача стоит выше более важной (допустим она мелкая и ее проще сделать сейчас и забыть), и это нормально. Приоритет нужен только для планирования порядка, а значит, если задачи уже упорядочены, то лишние флаги и пометки просто бесполезны.

Но есть тип разделения, который я оставил для своих задач это:

  • быстрые — делаются быстро и не требуют активной мысленной деятельности (переслать письмо, спросить что-то, глянуть погоду и т д)
  • остальные

Быстрые задачи очень удобно планировать на день: берете весь объем быстрых задач, какие есть, и ставите на начало дня (в разумных пределах конечно, если у вас 100 быстрых задач, то пора думать о личном помощнике). То есть эти задачи долго не будут жить в бэклоге, а решение их всех не занимает много времени или сил. Бонусом это обеспечивает плавное вхождение в рабочий поток утром.

Задачи проектов также не должны отделяться от бэклога. Но если каждый проект содержит уйму задач, то они могут засорить весь бэклог. В этом случае можно вести для каждого проекта отдельный список, но при этом:

  1. выберете некоторый интервал (неделя)
  2. возьмите из каждого проекта набор задач, который надо сделать за этот интервал и добавьте только их в общий бэклог
  3. поставьте в календарь регулярное событие для обновления задач проектов (о регулярных событиях поговорим ниже)
  4. при наступлении регулярного события, проделайте процедуру снова.

Внезапная задача

Думаю, у всех возник вопрос, когда я сказал про утреннее планирование дел: «а как же быть с делами которые возникают внезапно?»

Самое важное, что здесь нужно понимать, та задача, которой у вас занята голова в данный момент, кажется самой важной. Вы интуитивно пытаетесь отложить дела и решить ее. Это в корне неверное действие (особенно, если в этот момент вы заняты выполнением другой задачи).

Первое, что стоит сделать: записать задачу в один из инбоксов (такой стоит иметь для быстрой записи задач, например, сохранённые сообщения в телеграм, туда даже можно прямо пересылать текстовые задачки от других людей). Второе, и не менее важное, открыть список дел на сегодня и поставить следующей задачей после текущей: «разбор инбокса».

Таким образом вы сразу выгрузите задачу из головы и не будете переживать, что потеряете ее, ведь у вас уже есть задача разобрать инбокс.

Как только закончите с текущей задачей, полезете за следующей и наткнётесь на «разбор инбокса». Тут вы уже включите менеджера и спокойно рассортируете упавшие туда задачи по важности (то есть новая задача может попасть как в сегодняшний день, так и просто в бэклог). Или же просто оглядеть их и, если нет срочных, то перенести задачу разбора этого инбокса на утро.

Помните, что многие задачи могут подождать до завтра. Не пытайтесь впихнуть все в текущий день, так как скорей всего вы до них так и не дойдёте или дойдете, но только после окончания рабочего дня (а там обычно большинство срочных задач становятся внезапно никому не нужны).

Регулярные задачи

Будет банальным, если я просто скажу, что вы можете повторяющиеся задачи ставить на повтор по дням, неделям, месяцам и т. д. Это вы итак знаете. Но я хочу подсказать еще одно применение этой механики.

Бывают задачи с собственным инбоксом. Такие проверять ежедневно очень накладно:

  • Штрафы
  • Налоги
  • Почтовый ящик (физический)
  • И прочее.

Для них отлично подойдет задача: «раз месяц проверить по чек-листу все эти пункты» (чек-листы вообще отличная штука, главное помнить о них и хранить там, где всегда можешь найти).

Помимо этих задач есть еще более сложные вещи, которые на первый взгляд не кажутся задачами, я их называю «контролем». Это может быть:

  • регулярная очистка почты
  • приборка на диске
  • приборка задач
  • смена паролей (да, их иногда менять надо)
  • подсчет личных финансов
  • контроль выполнения поставленных вами задач другим людям
  • и прочее.

Реализация механизма регулярных задач зависит от инструмента, которым вы пользуетесь. Многие тудушки поддерживают такие задачи. Либо можно прописывать их в календаре, но тут нужно учесть, что если несколько дней не смотришь в календарь, напоминание может потеряться. Если ведёте дела в заметках или на листке, хороший вариант ввести дополнительный список регулярных задач с датой последнего их выполнения, но тут нужно при планировании каждый день его проверять.

Лично у меня в календаре есть ежемесячная задача: «проверить все регулярные дела», и отдельный список этих дел (чтобы не тащить всю эту информацию в календарь и видеть в одном месте).

Отдых

Всем нужно отдыхать. И не просто потому, что психологически сложно постоянно работать, но и потому, что при нагрузке теряется эффективность. За неделю решения задач без отдыха конечно можно решить задач больше, чем мог бы, отдыхая. Но вот на дистанции месяц, мне кажется, статистика бы значительно ухудшилась и ушла бы в минус.

Однако сложно отдохнуть при схеме, где каждый день надо планировать. Ведь даже в отпуске есть как минимум события календаря (дни рождения, важная встреча и т д).

В целом здесь механизм не сложный. Ведь мы сами выбрали размер спринта в 1 день. Но в случае с отпуском или выходными, мы можем просто планировать дела на весь этот срок. Тогда менеджер включится только один раз, а в остальное время будет просто отдыхающий человек, время от времени подглядывающий на список: не пора ли что-то сделать.

При переключении на отдых, важно понимать, что держать задачи в голове нет смысла. Во-первых они записаны в бэклоге (а если есть информация, которая не записана, то лучше ее куда-то записать), во-вторых вы завтра (после отдыха) ровно также можете думать о них, и делать это сегодня просто нет смысла.

Культ вечно занятого человека пора оставить в прошлом, это не та черта, которой стоит гордиться, это просто отсутствие свободного времени (речь не про ту работу или дела, которые доставляют удовольствие в процессе).

И никогда не стоит ругать себя, что отдыхаете как то неправильно (не активно, не читаете, не развиваетесь и т д). Отдых на то и отдых, чтобы не напрягать себя ничем, если внутренне лень идти чем-то заниматься, значит лежите на кровати и смотрите сериалы, мозг и тело все равно отдыхают.

Полезные сущности, которые упрощают жизнь

Здесь я расскажу не совсем о решении задач, а скорей о дополнительных вещах, которые упростят вам жизнь при хаосе в информации. В основном то, что сам использую или где-то подсмотрел.

Чек-листы

Спасают всегда. Серьезно, если что-то включает в себя больше двух шагов и вы часто это делаете, пишите чек-лист. Сбор вещей в дорогу (на работу, в отпуск), места, куда сходить на выходных, фильмы посмотреть и т. д.

Список идей

Но только один и для всего. Так же нужна и регулярная задача для проработки этого списка. Так как идеи могут быть сколько угодно раз записаны, но без возвращения к ним, это пустой набор букв.

Финансы

Все люди ведут их по разному и как им удобно, но мой совет, присмотритесь к системе бухучёта с балансом, двойной записью, счетами (само собой счета можете придумывать сами, все таки это личная бухгалтерия).

Темы бесед

Иногда понимаешь, что хочешь при встрече обсудить с определённым человеком что-то, но когда встреча происходит — забываешь об этом. Тогда во время беседы, при риторическом вопросе: «что-то еще сказать тебе хотел», можно открыть чек-лист.

Ну и общая рекомендация: держите всю информацию в порядке. Вопрос организации цифрового пространства очень удачно рассмотрен в книге А. Рыжиной «Digital минимализм».

О чем я думаю

Очень важно периодически смотреть на свое сознание со стороны и понимать, чем занята ваша голова в данный момент, не занята ли она слишком часто этим и как это можно исправить. Особенно, если это доставляет некий дискомфорт.

Например, я периодически вспоминаю, что не читаю книгу, которая уже давно лежит и ждет, но очень хочу. В момент, когда я вспоминаю о ней, я занимаюсь чем-то другим. Решение: я просто поставил регулярное событие в календарь, чтобы в день через день у меня появилась задача «читать  45 минут эту книгу» (как вы помните, формулировка должна быть конкретной).

Времени не хватает всегда

Я думаю, у каждого есть отложенные дела, которые он хотел бы начать делать когда-нибудь в будущем, когда свободного времени станет больше. И такие дела тянуться уже несколько месяцев, лет.

Проблема в том, что времени не хватает всегда. Приведу личный пример. До недавнего времени я работал на 2х работах (одна в офисе, другая удаленная). И на тот момент я испытывал жуткую нехватку времени. Источник проблемы был очевидным: две работы же. И представляете, сколько стало свободного времени после того, как я уволился с офисной работы, оставив только удаленную? Столько же.

Если есть дело, которым вы очень хотите заняться, но откладываете на потом, на свободного себя, то есть риск, что оно так и пролежит, и вы к нему так и не приступите.

Хотите заняться плаванием? Запишись в бассейн и поставьте тренировки 2 раза в неделю. Поверьте, вы не потеряете много времени. Хотите путешествовать? Спланируйте свой год и выберете месяца, для путешествий (это целый проект, в котором конечно придется решить много задач). Суть одна: займитесь этим сейчас, потом у вас будет ровно столько же времени. Да и к тому же, как мы все знаем, чем старше становишься, тем оно идет быстрее.

Вместо вывода

Я не психолог и не профессионал в области тайм-менеджмента. Все, что здесь написано — лишь результат моего личного опыта. Мне многое помогло, и я буду дико счастлив, если какие-либо из рекомендаций хоть немного улучшат вашу жизнь.

Похожие статьи:

СТАРТ 13 апреля 2023

Привет!
Я бот школы DevHouse.
Хочешь в IT? Я знаю как.
Preloader